Declaración de privacidad en el Tratamiento de datos Personales de Vigilancia de la Salud

INTRODUCCIÓN

La presente declaración tiene como objetivo definir la política de seguridad de la información de los tratamientos de datos personales realizados por CUALTIS como Responsable del tratamiento en los servicios de Vigilancia de la Salud individual a los trabajadores de sus clientes en concierto. El contenido de este documento es acorde al Reglamento Europeo de Protección de Datos RGPD 2016/679 y a La Ley Orgánica de Protección de datos y garantía de Derechos Digitales, Ley 3/2018, en cuanto a la obligación de establecer el deber de informar hacia el interesado de las finalidades y tipos de datos personales gestionados por el responsable. Además el presente documento se ha elaborado conforme a los controles de seguridad y requerimientos del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información ISO 27001:2013 y Esquema Nacional de Seguridad, Certificaciones en Seguridad de la Información.

La información contenida en esta declaración o política se complementa con los distintos tratamientos de datos personales que CUALTIS realiza como Encargado de Tratamiento en el resto de las especialidades de la Prevención de Riesgos Laborales.

¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS?

El responsable del tratamiento en el área de Vigilancia de la Salud individual es: CUALTIS SLU., con CIF B-84527977, y con domicilio social en C/ Argos, 4-6, 28037, Madrid, y sitio web: www.cualtis.com

¿CON QUÉ FINALIDAD TRATAMOS SUS DATOS PERSONALES?

1.- Sus datos personales se tratarán con la finalidad de procurarle la asistencia sanitaria que precise en función del concierto establecido con su empresa en el área de Vigilancia de la Salud (Medicina del Trabajo).

• Realización del reconocimiento médico con la finalidad de evaluar la aptitud laboral y la emisión de recomendaciones médicas personalizadas
• Evaluación de la aptitud laboral del trabajador.
• Cuestionarios online en relación a su salud laboral y general

En el caso de citación telemática se tratará a información necesaria para la identificación y autenticación en nuestro sistema de información, así como los datos técnicos para la seguridad del mismo

Asimismo, en el caso de que solicite el envío telemático del reconocimiento médico, se tratará información técnica con la finalidad de registrar al trabajador en la aplicación Acércate Espacio Personal para acceder on-line a los resultados de dicho reconocimiento médico.

CUALTIS por interés legítimo, y por interés también del paciente, puede recomendar al trabajador la realización de otras pruebas analíticas u otras acciones con el objetivo de mejora de su salud. Estas sugerencias se proponen por nuestro personal médico, acción personalizada que se realiza en función del perfil de la persona y características específicas. Estas recomendaciones son mostradas en la aplicación Acércate Espacio Personal y en las notificaciones por email que recibe para la descarga de los informes. El trabajador en cualquier momento tiene derecho a que no se le muestre esta información, mediante una petición de derechos a nuestro departamento de protección de datos.

El trabajador debe garantizar la autenticidad, exactitud y veracidad de toda la información que nos facilite, comprometiéndose a mantener actualizados los datos que nos facilite de forma que los mismos respondan, en todo momento, a su situación real. El interesado será el único responsable de las manifestaciones falsas o inexactas y de los perjuicios que las mismas pudieran causar.

2.- Específicamente la finalidad de vigilar su salud en relación con los riesgos de su puesto de trabajo, incluyendo la detección precoz y el seguimiento activo de los casos compatibles con COVID-19 y sus contactos estrechos y el control de su transmisión en el entorno laboral en colaboración con los Servicios Públicos de Salud.

Cuando así se considere necesario, se aconsejará la realización de la prueba de diagnóstico para la detección del COVID-19 , y se comunicará a la empresa empleadora en la que presta sus servicios profesionales, para que ésta adopte las medidas necesarias para la protección de su salud y salvaguardar los intereses vitales de las personas físicas.

Asimismo, como parte de la actividad de vigilancia de la salud, la finalidad del tratamiento de sus datos puede ser valorar si es un trabajador especialmente sensible a sus riesgos laborales o a la COVID-19 al encontrarse dentro de alguno de los grupos de población más vulnerable al COVID-19 según criterio del Ministerio de Sanidad, con el objeto de comunicarlo a la empresa en que presta sus servicios profesionales, para que ésta adopte las medidas necesarias para la protección de su salud y salvaguardar los intereses vitales y esenciales de las personas físicas.

Por último, el tratamiento de sus datos, tiene la finalidad de colaborar con las autoridades sanitarias para proveer el Sistema de Información Sanitaria en Salud Laboral sobre el Coronavirus y en las campañas sanitarias y epidemiológicas organizadas por las Administraciones públicas competentes.

3.- Atención de solicitudes de información, quejas, sugerencias, reclamaciones, encuestas de satisfacción, ejercicio de derechos de protección de datos:

En estos casos se tratarán sus datos con la finalidad de gestionar y tramitar su solicitud, por cualquier medio, incluidas las comunicaciones telefónicas y/o electrónicas, preferentemente por la vía que solicitó la misma. Más información sobre el tratamiento de datos personales en la atención telefónica

4.- Envío de comunicaciones comerciales por cualquier vía en caso de consentimiento explícito y adicional:

Si consiente explícitamente en los mecanismos que se facilite, sus datos podrán ser cedidos a las entidades del grupo CUALTIS con la finalidad de informarle por cualquier medio con fines promocionales y publicitarios sobre los centros, servicios, productos o eventos relacionados con el sector de prvención de riesgos y de vigilancia de la Salud del grupo CUALTIS.

5.- Investigación y docencia

Le informamos también que debido a nuestras actuaciones como Servicio de Prevención Ajeno y bajo el amparo del Art. 8.1 de la ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad y del Art. 16.3 de la Ley básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica, realizamos estudios epidemiológicos con las finalidades de investigación y docencia y para orientar con mayor eficacia la prevención de los riesgos laborales para la salud. En estos casos, la información generada en los estudios es siempre anónima (sin contener datos personales de los trabajadores y siempre a nivel estadístico). En el caso de que el tamaño de la muestra no garantizara el anonimato de los datos de salud, la información no se procesaría.

6.- Cumplimiento de obligaciones legales:

Puede resultar necesario tratar los datos personales con la finalidad de cumplir con los requerimientos legales que correspondan. En concreto, para cumplir con la legislación en materia de protección de datos en el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, supresión, etc. y que se especifican en ACCEDER A MIS DERECHOS.

En cualquiera de los casos CUALTIS trata la información de manera confidencial y exclusivamente para los fines determinados, explícitos y legítimos y no serán tratados ulteriormente de manera incompatible con dichos fines.

¿CÓMO HEMOS OBTENIDO SUS DATOS PERSONALES?

Los datos identificativos y de salud han sido facilitados directamente por usted y obtenidos a través de diferentes medios: mediante cuestionarios previos a los reconocimientos médicos en nuestros sistemas de moviidad, información recabada en el proceso de autocitación, información tratada durante la realización del reconocimiento médico; en la realización de análisis clínicos, de pruebas complementarias, por información manifestada en la atención telefónica, y en general durante la prestación del servicio llevada a cabo por parte del personal sanitario.

Los datos identificativos y de contacto también pueden haber sido facilitados a CUALTIS a través de su empresa empleadora en la que el trabajador presta sus servicios con el objeto de llevar a cabo el acuerdo alcanzado entre nuestra organización y su empresa como servicio de prevención ajeno incluidas las actuaciones preventivas del COVID-19. En este caso, su empresa nos puede haber proporcionado los datos identificativos, información laboral como el puesto de trabajo y los datos de contacto (email, teléfono móvil), toda esta información necesaria para llevar a cabo la citación y la posterior prestación del servicio.

¿QUÉ TIPO DE DATOS PERSONALES TRATAMOS?

• Datos básicos del trabajador: Nombre y apellidos, Fecha de Nacimiento, Sexo, DNI o similar, Puesto y empresa.
• Datos relativos a empleo y a la organización: Tipo de Trabajo/ Puesto, Categoría /Nivel, Ubicación/ Localización 
• Datos necesarios para contacto : Dirección completa, Teléfono móvil, Correo Electrónico
• Información en la admisión de manera presencial
  • Fecha y hora de la firma del del documento “Verificación de datos”
• Información en la admisión de manera telemática a través del proceso de firma digital
  • Fecha y hora de la firma digital del del documento “Verificación de datos y consentimiento”
  • IP de conexión.
  • Información del dispositivo utilizado para la firma digital
• Datos de salud:
  • Información de salud, resultado de reconocimiento médico, entrevistas con nuestro personal médico
  • Juicio clínico del reconocimiento médico
  • Pruebas diagnósticas
  • Muestras biológicas.
  • Pruebas de imagen (radiografías, ecografías, etc.)
  • Otras pruebas necesarias a criterio médico.
• Datos técnicos de acceso a las aplicaciones CUALTIS. Registro de accesos a las aplicación acércate salud y en cuestionarios on-line:, Usuario, Dirección IP de conexión, fecha y hora de conexión, fecha de envío de documentos
• En el caso de realizar el proceso con autocitación, consultar los tipos de datos personales específicos

¿CUÁL ES LA LEGITIMACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES?

La base de legitimación del tratamiento es, con carácter principal, el consentimiento expreso del interesado, que ha efectuado a través del documento VERIFICACIÓN DE DATOS, de manera presencial en nuestros centros o a través del sistema de firma electrónica a partir de un mensaje SMS o dirección de correo electrónico.

La legitimación del tratamiento estriba también en el cumplimiento de las obligaciones legales derivadas de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de Riesgos Laborales y por satisfacción de intereses legítimos perseguidos por su empresa, que actúa también como responsable del tratamiento en la información que se deriva del servicio: carta de aptitud

Sobre la finalidad de “Vigilar su salud en relación con los riesgos del puesto de trabajo y procurarle la asistencia sanitaria” la legitimación para el tratamiento de sus datos personales se basa en:

• Tratamiento necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento (art. 6.1.c RGPD – Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales).
• Tratamiento necesario por razones de interés público en el ámbito de la salud pública (art. 9.2.i RGPD).
• Tratamiento necesario para fines de medicina preventiva o laboral, evaluación de la capacidad laboral del trabajador, diagnóstico médico (art. 9.2.h RGPD).

En aquellos casos en los que CUALTIS actúa como Servicio de Prevención Colaborador hacia el Servicio de Prevención Principal contratado por su empresa o al Servicio de Prevención Propio o mancomunado de su organización, la legitimación se basa en el contrato establecido con estos Servicios. Más información y política de privacidad específica de este tratamiento.

¿CON QUIEN COMPARTIMOS SUS DATOS PERSONALES?

Le informamos que todos los datos obtenidos en su examen de salud (exploraciones y pruebas) tienen carácter confidencial, pudiendo acceder únicamente a los mismos usted y el personal sanitario de CUALTIS. En este sentido sus datos personales nunca serán cedidos a terceros, salvo por obligación legal o por su consentimiento expreso.

Las obligaciones legales por las cuales se podrían ceder datos son:

• Al empresario y/o a las personas con responsabilidades en materia de prevención de la Empresa en la que el trabajador presta sus servicios, le informará mediante la carta de aptitud de las conclusiones que se deriven de los exámenes de salud en relación con la aptitud del trabajador para el desempeño del puesto de trabajo y de la necesidad de introducir o mejorar las medidas de protección y prevención adecuada. Dicha carta de aptitud contendrá sus datos de filiación, del puesto de trabajo, de los protocolos aplicados y la fecha de realización del examen de salud, no conteniendo en ningún caso datos relativos a su estado de salud. Si para la valoración de su aptitud fuera necesaria la cesión del resultado de alguna prueba, se le habrá solicitado la autorización para esta cesión previamente a su realización. La posibilidad de estas cesiones debe ser informada previamente por su empresa.
• Al Servicio de Prevención Principal contratado por su empresa o al Servicio de Prevención Propio o mancomunado de su organización, en aquellos casos en los que CUALTIS actúe como Servicio de Prevención Colaborador. Más información y política de privacidad específica de este tratamiento.
• Al Servicio de Prevención Colaborador, en aquellos casos en los que CUALTIS necesite contar con dicho servicio y siempre conforme al Real Decreto 843/2011, de 17 de junio, por el que se establecen los criterios básicos sobre la organización de recursos para desarrollar la actividad sanitaria de los servicios de prevención. Más información y política de privacidad específica de este tratamiento.
• A las autoridades sanitarias (Administraciones Públicas Sanitarias), con el fin de asegurar la mejor tutela de la salud de la población.
• Al personal sanitario debidamente acreditado en el marco de las funciones de inspección, evaluación, acreditación y planificación. Dicho personal podrá tendrá acceso a las historias clínicas en el cumplimiento de sus funciones de comprobación de la calidad de la asistencia, el respeto de los derechos del paciente o cualquier otra obligación del centro en relación con los pacientes y usuarios o la propia Administración sanitaria.

Además de lo anterior, en el caso de prestaciones sanitarias relacionadas con la detección precoz del COVID-19, CUALTIS podrá ceder a la empresa empleadora en la que presta sus servicios, información sobre el resultado de la prueba de diagnóstico para la detección del COVID-19, con el fin de salvaguardar los intereses vitales/esenciales de las personas físicas y en la medida en que resulte necesario para que la empresa pueda adoptar las medidas de protección adecuadas para los trabajadores durante el periodo mínimo e indispensable que sea necesario para la gestión y contención de la situación derivada del COVID-19. No se facilitará a la empresa información sobre ninguna otra patología.

CUALTIS podrá igualmente proporcionar información a su empresa empleadora acerca de si es un trabajador sensible al encontrarse dentro de alguno de los grupos de población más vulnerable a la enfermedad COVID-19 según criterio del Ministerio de Sanidad, con el objeto de que la empresa en que presta sus servicios adopte las medidas necesarias para la protección de su salud y salvaguardar los intereses vitales y esenciales de las personas físicas. Es importante reseñar que desde CUALTIS no se facilitará a la empresa información sobre patologías.

Le informamos, además, que CUALTIS podrá proporcionar datos personales a terceros proveedores de salud necesarios para la prestación del servicio de vigilancia de la salud, como por ejemplo, diagnósticos de imágenes, análisis clínicos o pruebas diagnósticas complementarias con el fin de llegar al diagnóstico adecuado y la calificación del grado de aptitud. En estos casos, estos proveedores de servicios serán considerados “encargados de tratamiento”,  manteniendo en todo momento los mismos niveles de seguridad que CUALTIS realizar en el tratamiento de sus datos personales. Estos proveedores están vinculados mediante relación contractual con nuestra organización, pudiendo tratar sus datos exclusivamente siguiendo las instrucciones de CUALTIS. Consulte más información sobre la política de seguridad con encargados de tratamiento.

¿DURANTE CUÁNTO TIEMPO CONSERVAMOS SUS DATOS?

Con carácter general sólo se conservarán sus datos durante el tiempo estrictamente necesario para la finalidad para la que fueron recabados. Los datos personales proporcionados, así como aquellos derivados de la asistencia sanitaria prestada se conservarán durante el tiempo adecuado a cada caso (atendiendo a criterios médicos y legales), y como mínimo, cinco años contados desde la fecha de alta de cada proceso asistencial, salvo que la normativa autonómica y/o especifica establezca un plazo mínimo de conservación superior al indicado, en cuyo caso se atenderá a lo dispuesto por la normativa aplicable.

Superado el mencionado periodo mínimo, y habiendo finalizado la relación asistencial y contractual, CUALTIS mantendrá sus datos debidamente bloqueados y pseudoanonimizados, durante el término de los plazos correspondientes a la prescripción legal.

En el caso del tratamiento de datos personales tratados con la finalidad de investigación científica se conservarán bajo un criterio de conservación por un periodo máximo de cinco años desde la finalización de la investigación. En este supuesto las Autoridades de Control de las Comunidades Autónomas, podrán, previa solicitud del responsable del tratamiento y conforme al procedimiento reglamentariamente restablecido, acordar el mantenimiento íntegro de determinados datos, atendidos los valores históricos, estadísticos o científicos de acuerdo con la legislación que resulte aplicable a cada caso.

Los datos personales proporcionados con la finalidad de gestionar cualquier solicitud de información, queja, sugerencia, reclamación, ejercicio de derechos de protección de datos, etc., se conservarán durante el tiempo necesario para tramitar la solicitud, y en todo caso durante el tiempo establecido legalmente, así como durante el periodo necesario para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones.

En situaciones de detección vulnerable de COVID-19 los datos comunicados se conservarán por la empresa destinataria exclusivamente durante el periodo necesario para la gestión y contención de la situación derivada del COVID-19. En este sentido su organización le deberá informar de la potencial información que puede disponer de sus trabajadores en sus políticas y declaraciones de privacidad.

En el caso de cesiones al servicio médico de su organización por petición expresa de Usted y/o de su empresa y sobre la base jurídica de su consentimiento y en el caso de que CUALTIS deje de prestar los servicios de vigilancia de la salud, el Servicio médico de su empresa como responsable de los datos, procederá al bloqueo de sus datos, conservándolos únicamente a disposición de la Administración Pública, Jueces y Tribunales, durante el plazo de prescripción de las responsabilidades nacidas por los tratamientos.

¿QUÉ MEDIDAS APLICAMOS PARA MANTENER SEGUROS SUS DATOS PERSONALES?

Con el objetivo de salvaguardar la información que disponemos de usted, le informamos que CUALTIS ha adoptado todas las medidas de índole técnica y organizativa necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales . Todo ello para evitar su alteración, pérdida y/o tratamiento o accesos no autorizados, tal como exige la normativa. Los datos personales son tratados con el máximo celo por todo nuestro personal en cualquier fase de los servicios prestados, medidas que direccionamos también a nuestros proveedores tecnológicos. CUALTIS realiza una contínua supervisión técnica y organizativa bajo la responsabilidad del Delegado de Protección de Datos sobre procesos de análisis de impacto y análisis de riesgos, de cara a velar por el continuo cumplimiento de nuestras políticas. Como instrumento de responsabilidad proactiva CUALTIS está certificada en la norma ISO 27001:2013 y certificada por el Esquema Nacional de Seguridad. Este doble proceso de auditoría y evaluación nos asegura que nuestra política y controles de seguridad de la información son acordes a los estándares y hacia los requerimientos de nuestros clientes, de la industria y de los requisitos legales, utilizando las normas de calidad, no sólo como fines en la consecución de las certificaciones, sino como instrumento real de mejora de los servicios a los clientes y la gestión interna de los procesos tecnológicos y de soportes necesarios para el desarrollo y la prestación del servicio que realizamos como proveedores de la empresa donde desarrolla su actividad profesional. Puede consultar más información de nuestras certificaciones 

¿CÓMO PUEDO GESTIONAR MI PROPIA INFORMACIÓN?

El resultado de los reconocimientos médicos se recibe y consulta a través de nuestra plataforma de aplicaciones. Por ello recibirá un correo electrónico o SMS con las instrucciones para acceder al informe de su reconocimiento médico. Igualmente tiene la posibilidad de recogerlo personalmente a nuestras instalaciones.

A través de su espacio de salud confidencial en la aplicación “Acércate Espacio Personal “ podrá: • Descargar su reconocimiento médico: Mediante los datos del DNI, la fecha nacimiento y la contraseña que le hemos enviado a su teléfono móvil puede acceder a su espacio de salud privado, zona confidencial en la que solo usted puede acceder. En dicha área confidencialidad podrá acceder a consultar los evolutivos de los diversos reconocimientos de indicadores principales de salud, descargar los reconocimientos, etc. • Modificar sus datos personales. Desde este mismo espacio tiene la opción también de modificar sus datos y su contraseña • Gestionar otra información. Espacio de información propia donde tiene la posibilidad de gestionar y subir al sistema documentación personal de salud.

¿CUÁLES SON SUS DERECHOS CUANDO NOS FACILITA SUS DATOS?

Cualquier trabajador tiene derecho a obtener confirmación acerca de si en CUALTIS estamos tratando datos personales que le conciernen, o no. Los derechos de protección de datos que usted puede ejercitar son:

• Derecho de acceso, rectificación o supresión: Usted tiene derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos.
• Derecho de oposición: En determinadas circunstancias usted podrá oponerse al tratamiento de sus datos. CUALTIS dejará de tratar los datos, salvo por motivos legítimos imperiosos o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.
• Derecho a la portabilidad de sus datos: En determinadas circunstancias usted puede solicitar que sus datos personales automatizados sean cedidos o transferidos a cualquier otra empresa que nos indique y cuya cesión esté legitimada por su empresa en un nuevo concierto de un servicio de prevención ajeno..
• Derecho a solicitar la limitación de su tratamiento: En determinadas circunstancias, usted puede solicitar la limitación del tratamiento de sus datos, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
• Derecho a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas.

Los trabajadores pueden acceder a sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación al tratamiento y portabilidad a través del proceso ACCEDER A MIS DERECHOS DE PROTECCIÓN DE DATOS.

¿DÓNDE PUEDO RECLAMAR EN CASO DE QUE CONSIDERE QUE NO SE TRATAN MIS DATOS CORRECTAMENTE?

Si usted considera que sus datos no son tratados correctamente, puede dirigir sus reclamaciones al Delegado de Protección de Dato (DPD). Su función, además de gestionar sus reclamaciones, es la de asesorar a la organización en materia de Protección de datos, supervisar su aplicación, formar y concienciar a usuarios así como actuar de punto de enlace con la Agencia Española de Protección de datos.

Si entiende no hemos atendido adecuadamente a sus derechos y/o desea realizar alguna sugerencia, inquietud o reclamación puede ponerse en contacto a través de la página DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS

Especial Vigilancia de la salud COVID-19

En relación a la situación extraordinaria de la epidemia de COVID-19 con independencia de que las autoridades competentes, en particular las sanitarias, establezcan medidas de seguridad por una cuestión de Salud Pública y que así lo comuniquen a los centros de trabajo, los empleadores tienen la obligación legal de proteger la salud de las personas trabajadoras y mantener el lugar de trabajo libre de riesgos sanitarios, por lo que estaría justificada la solicitud de información a los empleados y visitantes externos sobre síntomas o factores de riesgo sin necesidad de pedir su consentimiento explícito (RGPD y Ley de Prevención de Riesgos Laborales). La información que potencialmente puede solicitar CUALTIS como Servicio de Prevención ajeno en el área de Vigilancia de la Salud responde al principio de proporcionalidad y se limita exclusivamente a identificar personas especialmente vulnerables ante COViD-19: cuadro clínico, exposición, o si se tiene alguno de los síntomas de la enfermedad. En relación a este tratamiento la Agencia Española de Protección de Datos ha publicado una serie de preguntas y respuestas . Consulte el documento

Relacionado con los servicios específicos de Vigilancia de la Salud COVID-19 puede consultar las siguientes políticas o declaraciones de privacidad en servicios específicos y que puede conocer con más detalle en covid19.cualtis.com:

• Declaración de privacidad del servicio para detección de antígenos del SARS-Cov-2 para control de acceso a instalaciones
• Declaración de privacidad del servicio de Valoración de Trabajadores especialmente sensibles al SARS-CoV-2

Cambios en la presente Declaración de privacidad

Podemos actualizar la presente Declaración de privacidad periódicamente para dar cuenta de cambios en nuestra recopilación o tratamiento de datos personales, y publicaremos la Declaración de privacidad actualizada en nuestro sitio web. Si realizamos cambios importantes en la presente Declaración de privacidad, le notificaremos al respecto y la daremos la oportunidad de revisarla con anterioridad a optar por continuar con el uso de nuestros servicios.

Este documento es de uso confidencial para clientes empresas de los servicios de CUALTIS y sus trabajadores. Toda la información de privacidad.cualtis.com no puede ser cedida a terceras partes ni publicado en sistemas de información o documentales privados o públicos sin permiso expreso de CUALTIS.